欠席をメールで返事するときのポイントと上手な断り方とは

上司や得意先から誘われていたのに、欠席や断りのメールをしなければいけないときもありますよね。

では、仕事において欠席することをメールで返事するときには、どんなことに気をつけたらいいのでしょうか?

また、欠席メールを返事するときの書き方にはマナーがあります!ビジネスで使える上手な断り方とは?

そこで、欠席をメールで返事するときのポイントやマナーとビジネスで使える上手な断り方などについてご紹介致します。

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欠席することをメールで返事するときのポイント

仕事をしていく内に、上司に対して断りのメール、欠席のメールの返事をしなくてはいけない時もあると思います。その際、どんな事に気をつければ良いのでしょうか。ここで、ポイントとなることについてみていきたいと思います。

まず初めに示さなくてはいけないのは、「感謝」の気持ちを示す事です。誘っていただいた事について、感謝することです。次に、簡単に用件を伝えます。いけないのではあれば、「残念ですが、今回はお子とわれりさせて頂きます。」など、簡単に用件を伝えましょう。そして、次は、「次の機会にはまた誘ってください」という旨を伝えると良いと思います。

要点を纏めますと、

  1. 誘ってくれた事への感謝
  2. 欠席すること簡単に伝える
  3. 次は行きたいので是非誘って下さいという意思を見せる
  4. 最後にもう一度謝罪

になります。参考にしてみて、ビジネスマナーが整った、良いメールを書くことができると良いですね。

欠席するときも出欠をメールで返事するときのマナーとは

上司からの誘いに対して、メールで欠席の返事をする、その要点4つについてみてきました。

欠席のメールを出すときに、どんな返事のマナーがあるか

件名に「Re:」がついた状態で返信する

受け取った側が、何についての返信なのか、分かるようにします。その為、タイトルにはRe:がついた形で返信しましょう。

メール本文冒頭は、宛名と明記する

メール本文の冒頭には、必ず宛名を明記します。それなしだと、相手に失礼になってしまうので、気をつけましょう。

挨拶文

挨拶文を入れましょう。

社内の人:「お疲れ様です」
社外の人:「お世話になっております」

出欠の意思を明記する

感謝の気持ちを書いた後、出欠の意志を簡単に明記しましょう。

以上の4つの点、是非参考にしてみて下さいね。

ビジネスにおいて欠席メールを返事するときの書き方

上司の誘いに対して、上手に欠席のメールの返事をするポイントについてみてきました。

欠席メールを返事するときの、書き方

はっきり断る

相手が上司や取引先だと、はっきり断るのに抵抗があるかもしれませんが、曖昧な返事にはせずに、ハッキリとYesかNoかはっきりさせましょう。

別の提案をすることも可能ですが、それもないようでしたら、はっきりと断りましょう。

感謝する

自分が「断る」「断らない」の選択しを迫られる状況のときですが、相手や周囲の人があなたに対してある程度の時間を費やしてくれている事になります。その事について感謝することも礼儀として大切だと思います。

クッション言葉を入れる

メールでは、うまくクッション言葉を入れた方が、相手に申し訳なさがよく伝わるので、良いと思います。

ビジネスで使える欠席メールの上手な断り方とは

上司や取引先からの誘いを断る時の上手な断り方のポイントをみてきました。

ビジネスで使える、欠席メールでの上手な断り方

まず、プライベートのメールとビジネスメールは切り分けて考えましょう。それがどういったことを意味するかというと、ビジネスメールでは、特有の言い回しがあることを考慮しなくてはいけません。

例えば、断りの言い回しであれば、「ご要望には添いかねます」という文言を使います。

遠慮するときも、「ご遠慮申し上げます」のような文言を使います。

こういう言葉を使うときですが、できるだけ相手に対して「誠実さ」が伝わるようにします。

相手はビジネス上の方々になります。仕事でのメールでも問題が起きる可能性がありますので、文言には充分に注意しましょう。

欠席理由別のメールの書き方の注意点

上司や取引先など、ビジネス上で、断りや欠席の返事をするとき、どんな事について注意して返事のメールをしたらよいかについてみてきました。

ここでは、最後に欠席理由をどのようにして書いたらよいかについてみていきたいと思います。

欠席理由の書き方

  • 「都合により」「体調が優れないため」
  • 「仕事の都合により」「家庭の事情により」
  • 「予定がありますので」「先約がありますので」

人からの誘いを断るのって、意外と心が痛んだり、「どんな気遣いをして断れば良いのだろうか?」と悩みますよね。連絡も遅れるかもしれないですし。相手の都合もあるので、なるべく早くに断りの連絡を入れたいですよね。

また、言葉も慎重に選んで、相手に失礼のないように、ビジネスマナーが整っているような返事を出したいですよね。適切なメールを送って、相手と良い関係を保つ事ができますように。