会社の電話が怖い!電話対応の恐怖を乗り越えるための心がけとは

会社の電話が怖い、できれば、一日中鳴らないで欲しい。

今は、メールや個人の携帯電話へ直接連絡を入れることが主流になり、会社の電話は以前よりもならなくなりました。
しかしながら『仕事の電話は会社に』という世代の方は、普通に会社に電話してきて『〇〇君いる?』なんて、自分が誰か知っているでしょ?のていで掛けてきたりしますよね?

業務と一緒で電話対応もひたすら電話を受け、さばくということを積み重ねなければこなすことはできません。

電話対応に恐怖心を抱き続けても、仕事全体のスキルがアップしません。

電話対応は、絶対にこなせるようになります!
電話を受けるコツや、対応をテンプレ化してサクサクっと電話対応できる社会人になりましょう。

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会社の電話が怖い!恐怖を感じる理由2つ

会社勤めをしていると、電話に出るのが怖いと感じることもあると思います。そもそも、会社の電話に出るのが怖いと感じる理由ってなんなのでしょうか。

怖いと感じる2つの理由

  1. 相手が見えない
  2. 電話応対で失敗するかもしれない

人によっては、接する相手が見えないことで、恐怖を感じる人もいると思います。また、会社勤めをしたことがある人なら、一度や二度、電話応対で失敗をしたことがあり、それがトラウマとなって、電話応対をするたびに、「また失敗するかも」と思う人もいると思います。

ここでどうしたら良いかというと、思っていることの恐怖や、否定的な思いを前向きに捉えることです。

失敗は誰にでもあることですし、上達しているのなら、そんな自分を褒めてあげましょう。

会社の電話が怖い!新社会人が電話対応に苦戦する訳とは?

会社での電話応対が怖い。また失敗するかもしれない。でも、徐々に上手になってきている自分を褒めてあげよう、そんな点についてみてきました。

仕事で内定を貰って、会社勤めをしだす新人さんにとっては、初めの内、中々電話応対が慣れない、と感じる人もいると思います。特に正社員の方々はそうかもしれませんね。

どうして新人が失敗しやすいのか、電話応対に苦戦しているのか。

理由として考えられるのは、電話の練習ができないから

ではないでしょうか。他の庶務は、上司が見てくれているので、練習ができる。それに、失敗したとしても、誰かがフォローしてくれる。でも、電話応対は練習がないので、いきなり本番。その結果、ミスが多くなると思います。

取次ぎに失敗したり、伝言を伝え忘れたり、練習ができない分、新人も電話応対には苦戦するようですね。それも慣れの一つなのかもしれませんが。新人もミスから多くのことを学ぶことができますように。

会社の電話。特に取次が怖いという人は対応をテンプレ化しよう!

会社の電話応対、新人は「練習」がない分だけ、ミスが多い。その分だけ電話応対に怖さを感じているのかな?という点をみてきました。

では、実際にどうすれば、その問題を解消できるのか。少し参考例をみてみたいと思います。

大体のパターンですが、電話を誰かに転送するケースが多いと思います。では、どのように言ったら良いのでしょうか。

電話対応

例1:

「はい。OO会社です。」
Name
「〇〇の〇〇と申します。XX様はいらっしゃいますか?」
「XX会社のOO様ですね。少々お待ちください。」
「OOさん、XX会社のOOさんからお電話が入っています。」

また、担当の方が席を外していることもあると思います。
その場合ですが、

例2:

「XXはただいま席を外しております。折り返しお電話するようにお伝えしましょうか?」

上記はあくまでもパタンーなので、会話によってあわせてみてください。上記の例を参考にして、少しでも電話応対が楽になってくると良いですね。

会社の電話で特に怖いのがクレームの電話!

会社での電話応対が怖い、大体どのような文言だとスムーズに行くのか、例をみてきましたが、ここでは、電話応対でも面倒な「クレーム」の対応の仕方についてみていきたいと思います。

電話のクレーム対応って本当に面倒だと思います。頻度はそんなにないかもしれませんが、適切な対応に困ってしまいますよね。

会社へのクレームが大きいのあれば、上司の方に代わってもらう

上司が対応した方が良いと思います。その方が問題が大きくならずに済みますから。なんでも「自分で対処する」という対応だと、かえって問題が大きくなってしまって、解決できる問題が解決できなくなると思います。

クレームの電話を受け取ったときですが、ある程度落ち込むと思いますが、開き直ること、冷静になって次に繋げることの方が大切だと思います。

仕事でもある程度の開き直りが大切になってきますよね。クレーム対応、上手に対応することができますように。

相手の話が聞き取りにくい時には?この方法を試してみて!

会社での電話応対、クレームの時は、問題が大きくなる前に上司に代わること、また、クレームの電話を受け取ったとしても、開き直って次に繋げることについてみてきました。
最後に、電話応対って本当に難しい部分があり、相手の声が聞こえずらいこともあると思います。そんな時、どんな事を試してみればよいのでしょうか。

一般的には、「恐れ入りますが、お電話が遠いようで」という文言が必要になりますよね。でも、それでも相手の声が中々聞きづらい。そういったときはどうしたら良いのか。

相手が言っていることを復唱したり、確認することである程度は解消されていくと思います。でも、中々聞き取れない発音があったり、聞き返しても、結局間違いだったりすることもあると思います。

とりあえずは、相手が言っていることを復唱して確認する。これがベストではないでしょうか。それで、なるべくミスを減らしていきましょう。