夜に仕事のメール返信はマナー違反?ビジネスマンのメールマナー

就業時間内にメールの返信ができなかったとき、夜にメールの返信をしても問題はないのでしょうか?相手に失礼になるのではないかと、メールの返信をためらっている人もいますよね。

ビジネスシーンでのメールのやり取りについては、色々と注意しなくてはならないこともあります。メールのマナーをチェックして、失礼のないように対応しましょう。

そこで今回は、ビジネスマンが知っておきたい、メールを返信する時のマナーについてお伝えします!

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夜のメール返信はビジネスマナー違反?

仕事をしていると、就業時間内に仕事で必要なメールを返信することができなくて、メールを返信するのが、夜になることもあると思います。

でもそれってビジネスマナーとして失礼に当たるのか、どうなのか、ここで一緒に確認してみましょう。

メールを就業中以外に送るのは、マナー違反

その為、メールを送るとしたら、就業時間内に送りましょう。

また、どうして、就業時間外に送るとマナー違反になるか、その理由。

相手のプライベートの時間を割いてしまうから

でも、理由はわかっていても、どうしても夜にメールを返信しなくてはいけないことがあると思います。その時ですが、いつも以上に丁寧な文章を心がけて、メールを返信しましょう。相手の方も理解を示してくれると良いですね。

ビジネスメールの返信は業務時間内に!夜はプライベートな時間

仕事上のメールを夜に返信するのは、マナー違反であること、どうしても夜に返信メールを送らなくてはいけないのであれば、いつも以上に丁寧な文章を心がけることについてみてきました。

繰り返しにはなりますが、仕事上のメールを返信をする時間帯ですが、業務時間内にしましょう。仕事の内容を含んでいるメールです。その為、相手も業務時間内にそのメールをチェックするのが、ビジネス上でのマナーになってきます。

上記にも書きましたが、業務時間外に仕事のメールを返信するというのは、相手のプライベートな時間に邪魔を入れることになります。あなたもそれをされたら嫌ですよね?その為、相手のプライベートの時間にメールを送信するのは控えた方がよいと思います。

仕事上のメールですが、業務時間内に済ませましょう。その方が、あなたにとっても相手にとっても後々、問題にならずに済むと思います。

夜だけじゃない!メールの返信は曜日にも注意して

仕事上のメールの返信ですが、夜は控えること、相手のプライベートの時間に邪魔になることは避けることについてみてきました。

メールを送る際ですが、夜という時間帯だけではなく、曜日にも気をつけた方が良いと思います。簡単にいうと、「休日にはメールを送らない」このことも大切になってくると思います。

仮に、休日にメールを送らなくてはいけないのであれば、その理由を記載する必要があります。緊急性があるのであれば、それも記述した方が良いと思います。

また、平日最終日である、金曜日に送るときにも、文言に注意が必要になってきます。相手もなるべく金曜日に負担がかからないように仕事をうまく工面してきたつもりが、仕事の量が増えたり、また対応が遅くなる確立もあります。

その為にも、午前中にメールを送っておいた方が良いと思います。その方が相手の方も対応をスムーズにできると思います。相手の仕事の量のことも考えて、送信したいですね。

どうしても夜にメールをしなくてはならない時は

仕事上、メールを送る時間帯は、夜だけではなく、曜日にも気をつけることをみてきました。

でも、仕事をしていると、他の仕事が思ったより遅くなったりして、その日どうしても返信しなくてはならない内容だと、どうしても夜にメールの返信をしなくてはいけないこともあると思います。

メールの文言に注意

模範例をここに載せておきますので、参考にしてみて下さい。

例)

  • 夜分遅くに申し訳ありますせん。
  • 休日中にメールをすることになり、申し訳ありません。

上記のような一言があると、相手の業務時間であったり、営業日に考慮した内容になるので、印象は良くなると思います。

また、返信をあまり急がせないような内容に考慮すると、よりマナーにかなった文章になると思います。うまく文章を考えて、相手の方と良い人間関係を築き上げられるとよいですね。

ビジネスメールを送る時の注意点を確認!

仕事上でのメールの返信をする際、夜であったり休日であると、配慮する文章があった方がよいこと、また返事を急がせない内容の一文があった方がよいことについてみてきました。

最後に、ビジネスメールを贈るときの注意点を確認しておきたいと思います。

まず、ビジネスメールですが、プライベートとは違い、必要な情報を明確に書く必要があります。その為、長々とかくのではなく、端的に用件を書く必要があります。

重要な情報であったり、見落として欲しくない点については、箇条書きにするなどの、工夫が必要になってきます。

機種依存文字を使わない

また、添付ファイルもパソコンによってはトラブルを起こる可能性があります。相手のパソコンでも対応可能かどうか確認が必要になってきます。

ビジネスメールを送る際には、上記のことに注意して送信してみてください。


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